طريقة كتابة ايميل رسمي لشركة – كيفية كتابة إيميل رسمي بالعربي

شارك

10 نصائح مهمة لكتابة بريد إلكتروني رسمي

هل أنت عالق في كتابة بريد إلكتروني رسمي؟ هل أنت معتاد على كتابة رسائل بريد إلكتروني غير رسمية للأصدقاء والعائلة ولكنك لا تعرف كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي بشكل صحيح؟

لا داعي للقلق. أنت لست الوحيد. يعاني الكثير من الأشخاص من هذا الأمر ، ويتم طلب رسائل البريد الإلكتروني الرسمية بانتظام عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص لا تعرفه جيدًا ،

والبريد الإلكتروني الرسمي هو الاختيار الصحيح لكل حالات العمل. إذا لم تكن متأكدًا من إرسال بريد إلكتروني رسمي أو غير رسمي ، فمن الأفضل عمومًا إرسال رسالة رسمية.

لماذا الكتابة بالبريد الإلكتروني مهمة

ليس من المهم أن يكون البريد الإلكتروني هو الوسيلة الأساسية للتواصل مع عملائك والأنشطة التجارية الأخرى.

ومع ذلك ، هناك العديد من المشاكل التي يمكن أن ترافق هذه الكتابة شكل من أشكال التواصل.

كما اتضح ، هناك العديد من الأشخاص الذين ليسوا على دراية بكيفية كتابة بريد إلكتروني بشكل فعال للحصول على التأثيرات التي يرغبون فيها.

يمكن أن تبدو كتابة رسالة بريد إلكتروني كمهمة سهلة للغاية ولكن عندما تفكر في تداعيات فهمها بشكل خاطئ ، فقد تبدو فجأة شاقة إلى حد ما.

إن سوء التواصل ، وإرسال فكرة خاطئة عن عملك إلى عميل محتمل ، كلها مخاطر حقيقية لما يمكن أن يحدث إذا لم تتبع الإستراتيجية الصحيحة لكتابة المحتوى الخاص بك بشكل صحيح والتحقق منه بدقة.

بغض النظر عن أنك تكتب إلى عملائك ، أو شركات الشراكة ، أو تحاول إنشاء شراكات أو تحاول إنشاء عملاء محتملين ، فستخبرك هذه المقالة بالنصائح والأدوات لمساعدتك على تحقيق أقصى استفادة من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. ولكن قبل ذلك دعونا نناقش ما هو البريد الإلكتروني الرسمي؟

ما هو البريد الإلكتروني الرسمي؟

يتم إرسال البريد الإلكتروني الرسمي بشكل عام إلى شخص لا تعرفه جيدًا أو إلى شخص في السلطة.

أمثلة لشخص قد ترسل بريدًا إلكترونيًا رسميًا لتضمين أستاذك أو مسؤولًا عامًا أو حتى شركة تتعامل معها. خاصة إذا كان مكان عملك في بيئة رسمية ، فاستخدم رسائل البريد الإلكتروني الرسمية مع مديرك وزملائك ما لم يُطلب منك القيام بخلاف ذلك.

في الواقع ، ما يجعل البريد الإلكتروني الرسمي يختلف عن البريد الإلكتروني غير الرسمي هو الهيكل.

يحتوي البريد الإلكتروني الرسمي على بنية واضحة للغاية ، مع تحية محددة (الجزء الافتتاحي للبريد الإلكتروني) ، وقسم التوقيع ، والجملة الافتتاحية ، والنص.

أيضًا ، يتم استخدام اللغة بشكل مختلف في البريد الإلكتروني الرسمي عن البريد الإلكتروني غير الرسمي.

الابتعاد عن الاختصارات العامية والرموز التعبيرية والمصطلحات غير الرسمية الأخرى.

علاوة على ذلك ، تختلف نغمة البريد الإلكتروني الرسمي أيضًا. قد لا يتبع البريد الإلكتروني غير الرسمي حتى القواعد النحوية المناسبة أو يستخدم جملًا كاملة ، ولكن البريد الإلكتروني الرسمي يفعل ذلك دائمًا.

كتابة بريد إلكتروني رسمي

على الرغم من أنه يمكن إرسال بريد إلكتروني غير رسمي بشكل متكرر على الفور ، إلا أن كتابة بريد إلكتروني رسمي يستغرق وقتًا أطول قليلاً ويمكن التفكير فيه. يجب توخي الحذر في كل عنصر بريد إلكتروني.

مع أخذ ذلك في الاعتبار ، دعنا نلقي نظرة فاحصة على العناصر الأساسية للبريد الإلكتروني الرسمي:

سطر الموضوع

أول شيء يقرأه أي قارئ في بريده الوارد هو سطر الموضوع.

إذا كان سطر الموضوع مضللاً أو غير لائق ، فقد لا يتم فتح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أو اعتبارها غير مهمة.

ولكن كن حذرا من جعل سطر الموضوع الخاص بك طويلا.

تحية

التحية توجه مباشرة إلى الشخص الذي ترسل إليه البريد الإلكتروني.

يتم استخدامه دائمًا على وجه التحديد في رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية ولكن يتم تخطيه أحيانًا في الرسائل غير الرسمية.

إذا كنت تعرف اسم الشخص الذي تريد إرسال البريد الإلكتروني إليه أيضًا ، فمن الأفضل استخدام اسمه جنبًا إلى جنب مع أي لقب يمتلكه.

إذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي تحاول الاتصال به ، فيجب عليك بذل قصارى جهدك لاكتشاف تلك المعلومات.

لا بأس (ولكن أقل فعالية) في توجيه البريد الإلكتروني إلى عنوان الشخص الذي تأمل في الاتصال به. في ما يلي مثال على التحية الرسمية التي لا تتضمن أي اسم:

المسؤول:

في حالات نادرة عندما لا تعرف اسم الشخص أو لقبه ، فلا بأس من استخدام هذا التحية:

إلي من يهمه الامر،

المقدمة

يتطلب فتح بريد إلكتروني رسمي أحيانًا من المرسل تقديم نفسه. في المقابل ، رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية التي يتم إرسالها إلى شخص تعرفه ، ليست هناك حاجة إلى المقدمة.

فيما يلي مثال على الافتتاح في بريد إلكتروني رسمي:

اسمي لورا سميث. أنا مكتب الموارد البشرية لشركة XYZ. هذه الرسالة للموظفين الجدد

نص البريد الإلكتروني الرسمي

عادة ما يوضح نص البريد الإلكتروني الرسمي الغرض من البريد الإلكتروني.

وتتكون من معلومات تفصيلية ، لذا من المهم أن تكتب بوضوح ودقة في رسالة بريد إلكتروني رسمية.

تذكر أن القارئ قد لا يكون على دراية بك أو بموضوعك. لا تريد أن يسيء مستلم بريدك الإلكتروني فهم أي نقطة مهمة.

النهاية

إن كيفية إنهاء البريد الإلكتروني الرسمي مهمة أيضًا ، لأن إغلاق البريد الإلكتروني هو آخر شيء ينظر إليه المستلم ، فقد يترك إغلاق بريدك الإلكتروني انطباعًا دائمًا.

علاوة على ذلك ، فإن إغلاق البريد الإلكتروني الرسمي الجيد يذكّر القارئ بما أنت عليه حيث يجب أن يتضمن اسمك الكامل ومعلومات الاتصال وعنوانك (إذا كان ذلك مناسبًا).

على سبيل المثال ، قد يكون إغلاق البريد الإلكتروني عرضيًا للغاية بالنسبة إلى البريد الإلكتروني غير الرسمي.

في بعض الحالات التي يكون فيها المستلم معروفًا لك جيدًا ، يمكنك تجاهل إغلاق البريد الإلكتروني.

الطريقة الأكثر شيوعًا لإغلاق البريد الإلكتروني الرسمي هي بكلمة “مع خالص التقدير”. قد يكون إغلاقًا شائعًا ، ولكنه أيضًا إغلاق آمن.

إليك مثال على إغلاق البريد الإلكتروني الرسمي:

بإخلاص،

لورا سميث
موظف موارد بشرية ، مكتب XYZ
[عنوان البريد الإلكتروني يذهب هنا]
[رقم الهاتف هنا]

الآن بعد أن تعرفت على كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي ، دعنا نناقش كيفية تحقيق أقصى استفادة من مهاراتك في الكتابة لإنشاء رسائل بريد إلكتروني رسمية فائقة الجودة لتركها في الظهور.

الدقة

أثناء التواصل عبر البريد الإلكتروني ، من المهم أن تكون محددًا عما تتحدث عنه. على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شركائك في العمل ، فلا يستحق كتابة شيء مثل “أحتاج إلى هذه المهمة بحلول الغد للعميل”.

على الرغم من تسع مرات من أصل عشرة قد يكونون على دراية بما تتحدث عنه ، لماذا المخاطرة بسوء التواصل؟

تحسين سطر الموضوع الخاص بك

مثلما تتلقى عددًا لا يحصى من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم ، كذلك يفعل الجميع. لجعل بريدك الإلكتروني بارزًا ومناسبًا للغرض ، اختر كلمات سطر الموضوع بحكمة.

تخيل لو تلقيت بريدًا إلكترونيًا بدون سطر موضوع أو سطر موضوع يبدو غير ذي صلة ، فماذا تفعل به؟ سيوافق معظم الأشخاص على أنه ، إذا كنت لا تعرف مصدر الرسالة الإلكترونية ، فسيتم حذفها فقط.

هذا مهم بشكل خاص إذا كنت تتصل بشركات تجارية جديدة على أمل بدء شراكة أو محاولة جذب عملاء تجاريين.

استخدم لغة مهذبة وكن صريحًا

“نود أن نحيطكم علمًا بأن آخر موعد لتقديم الطلبات هو 16 ديسمبر 2016. يرجى إرسال طلبات القبول في ذلك التاريخ.” ألا يبدو مهذبا وواضحا؟ كما تحدد الإجراء المطلوب اتخاذه في غضون فترة معينة.

قم دائمًا بصياغة مسودة أولية لبريدك الإلكتروني وقراءتها تضع نفسك في موضع القارئ. هل تبدو مهذبا؟ هل تنقل كل التفاصيل الضرورية؟ هل تواصلك مع الموضوع؟ هل تبدو صادقة؟
لذا من الأفضل التخطيط لرسائل البريد الإلكتروني قبل البدء في كتابة أي بريد.

تحرير وتصحيح

ينطبق هذا على أي هيكل للعمل المكتوب ولكنه لا يزال جانبًا يتم تجاهله مرارًا وتكرارًا.

قم بتحرير رسالتك وتصحيحها والتأكد من أنها منطقية وصحيحة نحويًا.

يتضمن ذلك الهجاء وبنية الجملة وعلامات الترقيم رسالة بريد إلكتروني مثالية ومكتوبة بشكل جيد تخبر الكثير عنك كشخص وكمشروع تجاري. لا تنس إرفاق ملفاتك (إن وجدت).

إذا قمت بإرفاق أي ملفات في البريد ، يمكنك قول “يرجى الرجوع إلى المستند المرفق”.

ناهيك عن مدى صعوبة الأمر عندما تكتب هذا السطر وتنسى إرفاق الملف.

استخدام الرموز في رسائل البريد الإلكتروني

تجنب استخدام الرموز قدر الإمكان!

كن حذرا مع عدد الكلمات

كن موجزا. ضع في اعتبارك أن الجميع يتلقون ويقرأون مئات الرسائل الإلكترونية يوميًا.

حاول أن تجعل رسالتك قصيرة ؛ ومع ذلك ، لا تتجاوز طول خمس فقرات.

إذا كانت رسالتك طويلة حقًا (على سبيل المثال ، ملاحظات حول تقرير) ، فكر في إرسالها كمرفق.

مع مراعاة النصائح المذكورة أعلاه ، تأكد أيضًا من أن جميع رسائل البريد الإلكتروني لديك متسقة في الجودة والأناقة.

هذا يعني أنك تبذل مجهودًا كبيرًا في كل ما تفعله ، حتى وصولًا إلى رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها.

حدد المستلمين المناسبين

في بعض الحالات ، يحتاج البريد الإلكتروني الخاص بك إلى التنسيق مع أو موافقة من الإدارات الأخرى لهم.

يمكنك أيضًا إرسال نسخة فارغة إلى نفسك للرجوع إليها في المستقبل.

ومع ذلك ، يجب عليك توخي الحذر ، وعدم تبادل النسخ إلى الأشخاص غير ذوي الصلة.

يحدث هذا على الأرجح عندما نرد على رسائل البريد الإلكتروني الجماعية.

غالبًا ما نضغط على زر “الرد على الكل” بدلاً من الرد على المرسل فقط.

في هذا العصر من المعلومات الزائدة ، فإن آخر شيء يريده كل محترف هو البريد الوارد الفائض مع الكثير من نسخ البريد غير ذات الصلة المحددة له / لها.

تجنب المعلومات غير الضرورية

يجب أن يكون بريدك الإلكتروني موجزًا ​​وكاملًا في نفس الوقت.

استخدم النقاط الفرعية إذا كان بريدك الإلكتروني يحتوي على الكثير من المعلومات أو البيانات الواقعية. هذه هي سهلة للذهاب.

قم بتمييز المناطق المهمة. يجب أن تخبر القراءة من خلال هذه الأقسام القارئ بالرسالة التي تريد إيصالها.

استنتاج

ليس من الضروري أن يكون لديك خبرة كبيرة في كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية ، ولكن إذا كنت بحاجة إلى كتابة واحدة ، فمن المهم القيام بذلك بشكل صحيح.

كتابة رسالة بريد إلكتروني رسمية ليست معقدة عندما تعرف ماذا تفعل.

الآن بعد أن تم شرح جميع التفاصيل اللازمة ، فأنت مستعد لكتابة وتنسيق وإرسال بريدك الإلكتروني الرسمي. حظا سعيدا!

شارك
الصورة الافتراضية
admin
المقالات: 659

1٬911 تعليق

  1. [url=http://axviagra.online/]viagra 10[/url] [url=http://ddrpills.online/]tadacip india[/url] [url=http://ivermectinlab.online/]stromectol 3mg[/url] [url=http://prednisolonetabs.online/]prednisolone 25[/url]

  2. [url=http://ivermectinlab.online/]stromectol 3 mg dosage[/url] [url=http://buyndrx.online/]cost of buspar in canada[/url] [url=http://sildenafil4sale.online/]sildenafil generic cost[/url] [url=http://wellbutrinbupropionpill.online/]order wellbutrin sr[/url]

  3. [url=http://ventolinmed.online/]ventolin price canada[/url] [url=http://ivermectinacv.online/]ivermectin usa price[/url] [url=http://cialisdnp.online/]cialis tablets 20mg price in india[/url] [url=http://albuterolmed.online/]albuterol generic canada[/url]

  4. [url=http://buyviagrawithoutdoctor.com/]order viagra online paypal[/url] [url=http://ivermectinx.com/]ivermectin 3mg tablets price[/url] [url=http://buysildenafilpillsonline.com/]best price for sildenafil medicine[/url] [url=http://sildenafilqtab.com/]generic over the counter viagra[/url] [url=http://buysildenafilvi.com/]sildenafil cost comparison[/url] [url=http://dcviagra.com/]viagra 4 sale[/url] [url=http://genericviagrasale.com/]how to get viagra for women[/url] [url=http://cialisoraltabs.com/]cialis online usa[/url] [url=http://buytadalafilnow.com/]tadalafil 15mg[/url] [url=http://antibioticsbuyonline.com/]suprax 400 mg gonorrhea[/url]

  5. We spent a lot of time at her home. Maybe so her mother could keep an eye on us. Mrs. Spencer made sure to be around, offering drinks, snacks, chit chat. I noticed that she was fairly young herself. Granted at my age, anyone over 25 was old, but she was probably mid-30s, divorced. If she was a indiction of how Carley would develop, maybe I should wait. Mrs. Spencer had fuller breasts and a nice butt. She appeared to be in great shape for her “advanced” age. I knew she was keeping an eye on me as much as I was on her and her younger daughter. Her eldest, Sharon was away at college at the time. With Mrs. Spencer around we mostly limited ourselves to holding hands and sneaking in a few light kisses. One day Mrs. Spencer caught us by surprise walking in as I’d slid my hand up from Carley’s stomach to rub her right breast through her shirt. She didn’t really need a bra yet, so I could feel her nipple, hard, through her shirt. Just this much contact had me hard also.

    https://sites.google.com/view/3mtn4XxlhpQmMD5L https://sites.google.com/view/33zbzWtXpbdjdyby

  6. Thanks for your entire effort on this website. Gloria delights in conducting investigations and it’s really easy to understand why. Most people hear all regarding the lively means you give powerful suggestions through your blog and as well cause participation from others on the concept plus our favorite child is undoubtedly learning a great deal. Have fun with the remaining portion of the year. Your doing a good job. blog
    I always use url shortener
    It is very helpful.

  7. I don’t even know how I ended up here, but I thought
    this post was good. I don’t know who you are
    but definitely you’re going to a famous blogger if you are
    not already 😉 Cheers!

  8. [url=http://viagrascp.com/]viagra online sales[/url] [url=http://wwwrxsale.com/]ivermectin prescription[/url] [url=http://usildenafil.com/]cheap generic sildenafil[/url] [url=http://gcialis.com/]order cialis cheap[/url] [url=http://viagrampills.com/]generic viagra for sale in usa[/url]

  9. [url=http://buygenericcialis.quest/]cialis 800mg black[/url] [url=http://albuterol.quest/]buy albuterol tablets uk[/url] [url=http://bestviagratablets.com/]canada viagra cost[/url] [url=http://sildenafilnoprescription.com/]prices of sildenafil[/url] [url=http://viagradepo.com/]brand viagra online canadian pharmacy[/url] [url=http://ivermectinforsale.online/]buy ivermectin online[/url] [url=http://wellbutrin.quest/]wellbutrin 150 mg coupon[/url] [url=http://diclofenac.quest/]diclofenac natrium[/url] [url=http://buycheapcialis.online/]cialis daily without prescription[/url] [url=http://antabuse.quest/]buy antabuse in uk[/url]

  10. [url=http://uxviagra.com/]price for viagra 100mg[/url] [url=http://cipro.quest/]can you buy cipro over the counter in canada[/url] [url=http://cialisonlinesale.com/]cialis 20mg price uk[/url] [url=http://zofran.online/]zofran generic coupon[/url] [url=http://sildenafilcitrat.com/]sildenafil[/url]

  11. [url=http://genericialis.com/]generic cialis india[/url] [url=http://antabuse.quest/]buy generic antabuse online[/url] [url=http://axsildenafil.com/]sildenafil soft tablets[/url] [url=http://iveromectinforsale.com/]ivermectin eye drops[/url] [url=http://tizanidine.quest/]zanaflex 4mg online[/url] [url=http://txtadalafil.com/]generic tadalafil 20mg india[/url] [url=http://cialistb.com/]cialis 20 mg generic india[/url] [url=http://viagrafm.com/]how to order viagra online in canada[/url] [url=http://viagradepo.com/]best online viagra canada[/url] [url=http://tadalafilnd.com/]tadalafil 5mg tablet online canada[/url]

  12. [url=http://zofran.online/]zofran over the counter uk[/url] [url=http://valtrex.quest/]valtrex 500mg price[/url] [url=http://advair.quest/]advair otc[/url] [url=http://trimox.online/]amoxicillin 400mg[/url] [url=http://sildenafilcitrat.com/]sildenafil online sale[/url] [url=http://buyiveromectin.online/]stromectol without prescription[/url] [url=http://ivermectinpharmacysale.online/]stromectol without prescription[/url] [url=http://ivermectinforsale.online/]where to buy ivermectin[/url] [url=http://viagradepo.com/]generic viagra from mexico[/url] [url=http://viagralowprice.com/]viagra pills for sale nz[/url]